Aandacht! deel 2 – Wat een eventmanager kan bijdragen aan de loyaliteit van medewerkers

In het artikel van 1 maart heb ik beschreven waarom het voor HR afdelingen steeds belangrijker wordt om, naast het vinden van geschikte medewerkers, ook te focussen op het behoud van medewerkers. ‘Aandacht’ is steeds belangrijker geworden bij het vergroten van loyaliteit van medewerkers.

Aandacht voor medewerkers begint klein, zoals bij de dagelijkse contactmomenten. Regelmatig hoor ik dat er bedrijven zijn waar het management geen gedag zegt tegen medewerkers. Dus bij binnenkomst een ‘goedemorgen’ of ‘goedemiddag’ lijkt me in zo’n geval een goede start. Daarnaast zijn kleine social talks (bij het koffiezetapparaat, in de lift, in de rij bij de kantine, etc.) van groot belang. Af en toe een compliment geven of iemand persoonlijk feliciteren bij verjaardagen en jubilea (evt. met overhandigen van een cadeautje) blijkt een kleine moeite, maar is een groot gebaar.

Events als een dagje uit, personeelsfeest, -training of -terugkomdag zijn ook een manier om te laten zien dat er aandacht is voor medewerkers en voor de teams. Is het voldoende om ze te faciliteren? Of zou het nog beter kunnen worden wanneer je wat extra aandacht besteedt aan de organisatie? Het aanbieden van ruimte en budget voor medewerkerevents is de basis. Wil je een stapje verder gaan? Breng dan wat kleine accenten aan, waardoor je kan zien en merken dat er aandacht aan is besteed.

Welke accenten kan je aanbrengen en hoe doe je dat?

Laten we bij het begin beginnen en inventariseren wat je medewerkers leuk vinden, wat ze waarderen en waar ze behoefte aan hebben. Ik kom met regelmaat tegen dat er iets georganiseerd wordt, wat voornamelijk degene die verantwoordelijk is zelf heel erg leuk vindt. Het is ook lastig om je eigen enthousiasme opzij te zetten en je af te vragen of jouw idee wel echt geschikt en passend is voor de doelgroep. Ook ik betrap mezelf er weleens op dat ik toch iets voorstel – zonder goed te toetsen of het de beste optie is – of waar ik zelf blij van word 😉

Als je weet welke activiteiten en inhoud aansluiten op de wensen en behoeften van de doelgroep, kan je zoeken naar de belangrijkste elementen voor het uitje, de training, een feest of een terugkomdag binnen jouw bedrijf. Mij of een andere eventmanager hierover na laten denken kan natuurlijk ook 😊. Wanneer de passende inhoud helder is, is het gebruik van een thema of concept een handige manier om vervolgens de persoonlijke ‘aandacht’ er in te verweven. Zo kan bijv. het thema of concept verwerkt worden in de uitnodiging aankleding, catering, give-away, het entertainment en evt. een spreker. Wanneer een thema of concept niet bij het event of je bedrijf past kan het ontwikkelen van een eventdesign een goed alternatief zijn. Het design kan je op de uitnodiging, in de aankleding en alle communicatiemiddelen terug laten komen. Met deze details wordt het toch een event waarin mensen de stijl en het gevoel van het bedrijf herkennen.

In deze post wil ik nog heel even kort ingaan op de uitnodiging.

Hoe vaak wordt er niet een mail gestuurd met de mededeling dat er weer een uitje/ feest/ training/ terugkomdag aankomt? Met de vraag om de datum vrij te houden in de agenda. En dan wordt er afgesloten met ‘we hebben er zin in!’. Dag mag ik inderdaad hopen, want als de verzender er al geen zin in heeft…. In veel gevallen is het niet eens meer een ‘uitnodiging’ maar een praktisch agenda-verzoek. Hoe zou het zijn als we alvast met aandacht beginnen?

Een paar suggesties hoe de invitatie eenvoudig, toch net wat anders kan:

• Print de tekst op een A4 of A5, rol het op, strik of touwtje erom en misschien nog een kleinigheidje erbij met een knipoog naar het thema. Bijvoorbeeld een setje chopsticks bij het thema ‘Amazing Asia’, een zilveren strik voor het ‘Simply Silver’ feest. Of de uitnodiging in een blauwe envelop voor het ‘We’ve got the blues’ feest. Een gouden enveloppe zet direct de toon voor het uitje met het accent op ‘You are gold’.
• Leg de uitnodiging bij alle medewerkers op het bureau of deel deze uit bij de entree/receptie.
• Stuur de uitnodiging old-school per post. We krijgen steeds minder post, daarom is de verrassing extra groot wanneer je een uitnodiging op de deurmat vindt! Ook hier kan de uitnodiging gepaard gaan met een kleine attentie die een link heeft naar het thema.
• Laat iemand van het management het personeel persoonlijk uitnodigen tijdens een (hiervoor georganiseerde) vrijmibo. Ook hier kan je dit aankleden met een kleine attentie zoals bijv. minihamburgers uitdelen voor de jaarlijkse BBQ. Een mail achteraf, ter ondersteuning, kan overigens geen kwaad 😉.

Tot slot laat ik met toch verleiden tot een digitale uitnodiging:

Hierbij nodig ik je uit om je creativiteit de vrije loop te laten en in de toekomst elk event te beginnen met aandacht. Vanaf de uitnodiging.

“Aandacht maakt alles mooier.” THAT’S ELSE