Tips voor het organiseren van zakelijke events na 1 juli 2020

De afgelopen maanden is er veel veranderd binnen evenementenland. Van geen of online events tijdens de intelligente lockdown naar anderhalve meter events met een maximaal aantal gasten vanaf 1 juni. Gelukkig mogen we nu weer events organiseren zonder een maximum aantal personen. Wel met anderhalve meter afstand uiteraard. Sinds maart is het aantal online events explosief gestegen. Ook het aantal hybride events, waarbij een deel van de bezoekers op de locatie is en een deel online deelneemt, stijgt enorm. De ontwikkelingen gaan zo snel dat het je, als je er niet dagelijks mee bezig bent, waarschijnlijk gaat duizelen.

In dit artikel geef ik je een handvat om aan de slag te gaan met jouw zakelijke event. Of dit nou om een event gaat om medewerkers te bedanken met een online ‘uitje’ of een event voor relaties. De vragen die ik in dit artikel beantwoord zijn:

1. Waar moet ik beginnen?
2. Hoe beslis ik wat het beste is: een live, online of hybride event?
3. Waar moet ik rekening mee houden bij live (anderhalve meter) events?
4. Waar moet ik rekening mee houden bij online events?
5. Waar moet ik rekening mee houden met hybride events?

1. Waar moet ik beginnen?

Het allerbelangrijkste: begin realistisch en wees niet te streng voor jezelf. Het organiseren van events in de huidige vorm is in zo’n stroomversnelling gekomen dat het bijna onmogelijk is om alles perfect te doen. Ook bij de bureaus, AV bedrijven. locaties en sprekers die al online of 1,5-meter ervaring hebben zijn er altijd verbeterpunten. Daarnaast moet er ook budget zijn om op alle punten voor een optimaal resultaat te gaan. Wees dus lief voor jezelf, doe wat je kan, maar perfect is bijna onhaalbaar. En terwijl ik dit schrijf besef ik dat dit voor mezelf ook nog een leerpunt is. Maar ach, bij de loodgieter lekte de kraan de afgelopen periode waarschijnlijk ook thuis…

Formulering van het doel

Denk goed na waarom jouw bedrijf een event wilt. Vanzelfsprekend?! Toch zie en hoor ik bedrijven die beginnen aan online events zonder dat ze weten waarom ze het écht doen. Het is hetzelfde als toen we alleen nog met live events bezig waren. Hoe behaal je het gewenste resultaat als je niet weet wat het doel is? En hoe bepalen we wat het beste past als niet bekend is wat het bedrijf ermee wilt bereiken? Dus pak de HR- of marketingstrategie erbij en bedenk aan welk einddoel over 5 of 10 jaar, het event moet bijdragen.

2. Hoe beslis ik wat het beste is: een live, online of hybride event?

Deze vraag is afhankelijk van het doel dat je wilt bereiken en wat het beste bij jullie past. Wellicht dat jullie hier binnen het bedrijf zelf al een goed idee bij hebben. Zo niet dan kan een eventprofessional hierbij helpen. Zelf maak ik graag gebruik van een canvas. Samen met een aantal stakeholders co- creëer je jullie event. Hiermee krijg je een heel helder en realistisch beeld van de doelgroepen van je event. Wat ze gewend zijn, wat ze verwachten en waar ze behoeften aan hebben. Als je dat weet komt bij het ontwerpproces vanzelf naar boven wat het beste bij de stakeholders en jullie bedrijf past. Meer over de methodiek lees je hier.

3. Waar moet ik rekening mee houden bij live (1,5-meter) events?

Er zijn pagina’s vol te schrijven waar je aan moet denken. Daarnaast zijn anderhalve meter events nieuw, dus volop in ontwikkeling om ze beter te maken. Toch een kleine greep om op je actielijst te zetten:

• Een tijdslot voor aankomsttijd zorgt voor spreiding bij de registratie. Minder druk op 1 moment betekent een makkelijkere handhaving van 1,5 meter.
• Vraag bij de registratie (én in de reminder mail een dag van tevoren) of mensen klachten hebben.
• Zelf mensen bij binnenkomst een code laten scannen en badge laten printen voorkomt contact met een hostess die dit normaal gesproken uitdeelt.
• Laat mensen vooraf ook registreren voor eventuele subsessies.
• Laat gasten per subsessie vlak na elkaar naar de desbetreffende ruimte lopen.
• Informeer alle gasten vooraf en tijdens het event over de richtlijnen.
• Stel vooraf en tijdens het event een Corona coördinator aan.

Zoals ik aangaf is er voldoende om niet te vergeten. Voor een toelichting van bovenstaande punten kan je het beste contact met mij of een andere eventprofessional opnemen. Vraag dan gelijk naar de punten omtrent garderobe, catering, sanitair en schoonmaak waar je aan kan denken…

Op eventplatform is ook veel informatie te vinden. Daar staat het protocol voor evenementen en is een handige toolbox te vinden. 

4. Waar moet ik rekening mee houden bij online events?

Het allerbelangrijkste: online is anders dan live. De spanningsboog van de bezoeker, of beter gezegd kijker, is veel korter. De verleiding om toe te geven aan prikkels van buitenaf is vele malen groter dan wanneer de bezoeker in een zaal zit. E-mails en WhatsAppjes worden in een zaal minder snel gelezen en beantwoord, de deurbel gaat daar niet, er zijn geen kinderen die om aandacht vragen, de telefoons staan (meestal) op stil, de hond blaft niet door de spreker heen, de vaatwasser piept niet als ‘ie klaar is etc. etc.

Iedereen weet dit, maar het betekent ook dat online events er anders uit komen te zien. Belangrijk is om bij alles na te denken of het de kans op afdwalen minimaliseert. Aan de hand van onderstaande punten hoop ik je een beetje op weg te helpen.

Techniek

Overbodig om te zeggen dat goede techniek essentieel is. Als de techniek niet goed werkt ben je de meeste mensen kwijt. Veel AV bedrijven helpen je hier goed mee op weg. Een paar punten om rekening mee te houden:

• Laat je adviseren over de keuze van het platform. Wil je wel/ niet zien wie er ‘binnen komt’? Wil je wel/ geen poll functie? En chatfunctie? Zijn er onderdelen (of alle onderdelen) waarbij je de deelnemers wilt kunnen zien en horen? Moet alles achteraf terug te zien zijn? Dit zijn een paar vragen die bepalen of je voor Zoom/ Teams/ Vimeo/ WebinarGeek/ YouTube of combinatie van deze en andere platforms moet gaan.
• Kies je ervoor om de techniek basic te houden en voornamelijk sprekers (of zelf) thuis vanaf een laptop te spreken? Zorg voor een goede camera en microfoon, zet je laptop/ camera op de juiste hoogte (alsjeblieft, van onderaf in iemands neusgaten kijken kan echt niet meer 😊), zorg dat het licht van voor komt, zorg voor een goede achtergrond (die volle boekenkast is wat mij betreft een no go…), etc. etc.

Programma

Een eenduidige richtlijn vind ik lastig om te geven. De duur van het totale programma, sessies en pauzes is afhankelijk van je doel en de doelgroep. Zo meteen geef ik je een hele grove richtlijn die ik persoonlijk aanhoud. Deze is gebaseerd op mijn ervaring als eventprofessional, maar ook als bezoeker. Mijn voorkeuren zijn:

• Maximaal een uur bij een ‘uitje’ of ‘feestje’ om medewerkers of relaties te bedanken.
• Tussen de 30 en 60 minuten voor een webinar.
• Maximaal 4 – 4,5 uur per dag bij events als een conferentie waarvan:
• Maximaal 30 minuten per sessie
• Binnen een sessie van 30 minuten moet er minimaal 5 keer gewijzigd worden van vorm.

Afwisseling

Zoals blijkt bij het vorige punt is afwisseling belangrijk. Minutenlang achter elkaar praten vergroot de kans dat bezoekers ingaan op andere prikkels die voorbij komen. Afwisseling kan al heel klein en subtiel door het stellen van een vraag. Of door een kort filmpje te laten zien.

Interactie

Er zijn verschillende manieren om interactie te hebben met het publiek. Een chatfunctie is de meest gebruikte. ‘Passief’ gebruik voor het stellen van vragen is nog niet heel interactief. Als spreker kan je het publiek ook vragen om antwoord te geven op een vraag in de chat. Het is een korte afwisseling van het verhaal. Én deelnemers die zijn afgedwaald worden weer wakker geschud.

Bedenk wel dat een chatfunctie ook afleiding is voor deelnemers. Dus hoe meer vragen er gesteld én beantwoord worden tijdens het spreken, hoe meer mensen afdwalen naar wat er in de chat gebeurd en minder goed luisteren…

Een poll is ook een veel gebruikte interactietool. Wanneer deze niet in je platform zit zijn er ook losse tools die je kan gebruiken. Deze kan geïntegreerd worden in de website of deelnemers kunnen op hun telefoon antwoorden.

Als er een video functie is, kan je de deelnemers ook ‘fysiek’ betrekken. Door ze een hand op te laten steken of te gaan staan bij een bepaald antwoord. Andere mogelijkheden zijn om een deelnemer in beeld te brengen als ze een vraag willen stellen. Of door ze op die manier deel te laten nemen in een panel discussie.

Voor de ‘uitjes’ en ‘feestjes’ is mijn advies om een of meerdere keren in het programma de mogelijkheid terug te laten komen dat deelnemers elkaar zien. Teambuilding wordt dan ook een stuk makkelijker. Door deelnemers in kleinere groepen opdrachten te geven ontstaan daar vaak mooie momenten die verbinden.

En er is nog meer…

Alsof dit nog niet genoeg is om over na te denken speelt er nog meer een rol. Aankleding, kleding, entertainment en iets tastbaars lijken minder van belang, maar zijn weldegelijk van invloed op het bij de les houden van je kijkers. Het is meer dan alleen leuk of mooi.

Het juiste gebruik van decor en kleding bij informatieve events houdt de deelnemers makkelijker bij de les. Daarbij zeg ik altijd: houd het zo rustig mogelijk. Bijvoorbeeld 1 grote plant i.p.v. 10 kleine is fijner om naar te kijken.

Het toevoegen van entertainment is naast leuk ook goed om de deelnemers de kans te geven om te ontspannen. Even geen concentratie op het verhaal, maar verwerken wat ze net hebben gezien en gehoord. Wellicht een nieuw kop koffie pakken, de benen strekken en nieuwe energie opdoen. Het verhaal dat erna wordt verteld blijft zo beter hangen.

Je ziet regelmatig dat er cateringboxen worden toe gestuurd. Extra aandacht en lekker eten kan nooit kwaad. Nog leuker is het als er aan een pakket kleine cadeaus worden toegevoegd die pas tijdens het event open gemaakt mogen worden op teken van de presentator. En dat de deelnemers ter plekke iets met het cadeau doen. Dit kan heel goed bij een online personeelsuitje, maar is ook leuk tussen inhoudelijke sessies op een conferentie. Zo heb ik tijdens een Zoom event afgesloten met een groepsfoto waarbij iedereen een fotoprop uit cadeau nr. 5 pakte. Die paste binnen het thema en zorgde voor een leuke afsluiting.

5. Waar moet ik rekening mee houden met hybride events?

Een combinatie van deelnemers op een eventlocatie en online wordt een hybride event genoemd. Je organiseert dan dus eigenlijk 2 events voor (minimaal) 2 verschillende doelgroepen. De online deelnemers kunnen delen van het live event volgen. Zorg er ook voor dat er onderdelen zijn die exclusief zijn voor de live en de online deelnemers. Op die manier kan je de beste vorm toepassen op de desbetreffende doelgroep. En ingaan op de wensen en behoeften die bij hen past.

6. Tot slot nog 3 tips

• Nogmaals: alles verandert zo snel en de branche is continue in ontwikkeling. Je doet er verstandig aan om je te laten adviseren. Ook als er geen budget is om alles uit te besteden kan je op zoek gaan naar iemand waarbij je adviesuren afneemt om jouw event zoveel mogelijk in goede banen te leiden.
• Probeer een balans te vinden tussen een aantrekkelijk, interessant en interactief programma en rust. Denk hierbij aan tv programma’s: hoeveel slides hebben de tafelgasten van Jinek nodig om een verhaal goed uit te leggen? Wat voor kleding hebben presentatoren aan? Hoe zien de decors van informatieve programma’s op TV eruit? En die van entertainment programma’s? Rust is fijn, maar een beetje hysterie bij een luchtig event kan wat mij betreft prima.
• Oefen! Nieuwe dingen kosten altijd tijd om te leren. Om erachter te komen hoe iets functioneert. Wat werkt en wat niet werkt. En om de perfecte balans te vinden. Wie loopt een marathon zonder te trainen? Of haalt zijn rijbewijs zonder eerst lessen te nemen? Dat kan alleen als je een aangeboren talent hebt. Dat hoeft helemaal niet. Dat heb ik ook niet voor autorijden. Maar inmiddels kan ik het wel heel goed 😊.

Succes en plezier – THAT’S ELSE